De praktijkmanager: spin in het web

Geplaatst op: 26 april 2016

Steeds vaker zijn huisartsen veel tijd kwijt aan de organisatie van de huisartsenpraktijk, waardoor er minder tijd overblijft voor de patiënt. Een aantal huisartsenpraktijken heeft daarom een praktijkmanager in dienst. Zo ook in Drenthe. Maak kennis met Gerda Ballast en Rina Dekker, praktijkmanagers in Hoogeveen. 

Nu vraag je je af

wat een praktijkmanager precies doet en wat de huisarts hiermee opschiet, naast meer tijd voor het spreekuur. We vroegen het Gerda Ballast en Rina Dekker, praktijkmanagers in Medisch centrum Eikstaete in Hoogeveen. Gerda en Rina vertellen alle ins-en-outs over hun functie en Engelien Overbeek – huisarts in huisartsenpraktijk de Kastanje – legt uit wat voor haar de concrete meerwaarde is van het in dienst hebben van praktijkmanagers. 

Waar houden jullie je als praktijkmanagers nou precies mee bezig?

Wij ondersteunen de huisartsen op het gebied van kwaliteit, samenwerking en deskundigheidsbevordering en zetten bijvoorbeeld gezamenlijke projecten op. We bieden onder meer ondersteuning bij het ontwikkelen van visie en beleid door de huisartsen, begeleiden bij de triageopleiding voor de assistentes en coördineren de gezamenlijke nascholingen. We fungeren ook als aanspreekpunt voor externe disciplines die binnen Eikstaete spreekuur houden, zoals podotherapie, logopedie en VNN. 

Rina Dekker, Engelien Overbeek, Gerda Ballast
Rina Dekker, Engelien Overbeek, Gerda Ballast

Hoe is jullie functie ontstaan?

Onze MOED (maatschappen onder één dak) is in 2007 opgericht, inmiddels negen jaar geleden, en bestaat uit drie huisartsenpraktijken, waarin elf huisartsen werkzaam zijn. Voor deze samenwerking moest veel met elkaar worden afgestemd. Dat, en het verlangen om te willen samenwerken, was aanleiding voor het ontstaan van onze functie als praktijkmanager. Gerda: “Rina en ik hebben intern gesolliciteerd, we waren immers al werkzaam als praktijkverpleegkundigen bij huisartsenpraktijk de Kastanje en de Beuken.” 

Hoe is jullie functie ingericht?

Engelien: “De huisartsen hebben een startbijeenkomst georganiseerd over de invulling van de nieuwe rol van de praktijkmanagers. Daarbij was afstemming tussen de drie praktijken noodzakelijk. Die bereidheid was er gelukkig om eruit te komen.”

Rina: “Onze functie is eigenlijk niet echt veranderd sinds we zijn gestart maar al doende leren we. Wat we doen was van begin af aan helder: een praktijkmanager brengt de organisatiestructuur in kaart.” Gerda vult aan: “Een deel van onze uitvoerende werkzaamheden staat vast, maar daarnaast hebben we ruimte om op actualiteiten in te spelen. Een praktijkmanager is een spin in het web, soms niet zichtbaar maar wel belangrijk.”

Hoe bedoel je dat precies?

We zijn gericht op innovatie, waardoor we investeren in de kwaliteit van zorg. Praktijkmanagers zijn niet voor niets aanjagers, maar een nieuw idee valt of staat met de motivatie van de huisartsen. De gerichtheid op innovatie herken je aan het feit dat de huisartsenpraktijken van Eikstaete ook opleidingspraktijken zijn. Zo komen er steeds meer opleiders bij en besteden we aandacht aan stagiaires. Daarnaast kent Eikstaete relatief veel kaderhuisartsen. Onze huisartsenpraktijken zijn goed georganiseerd waardoor de kwaliteit van zorg verbetert. 

De patiënt plukt daar uiteindelijk de vruchten van.

Engelien Overbeek
Engelien Overbeek

Engelien, wat is voor jou de meerwaarde van een praktijkmanager?

Door Gerda en Rina loopt veel in de dagelijkse praktijk op rolletjes. Wij als huisartsen kunnen ons meer met de inhoud bezig houden, waardoor we meer tijd en energie overhouden om bijvoorbeeld aan een opleiding of innovatie te besteden. 

Wat is het verschil met hoe de praktijk daarvoor geregeld was?

Door de kracht van samenwerking tussen de praktijken kunnen we veel taken verdelen. Hierdoor krijgen we een hogere capaciteit. We ervaren een hoge werkdruk, maar het loopt naar alle tevredenheid. We pakken veel aan en vinden steun bij elkaar. Dat is onze kracht. Gerda: “Per praktijk is een coördinerend assistente werkzaam, waarbij terugkoppeling over en weer belangrijk is. Onze organisatie is te kwalificeren als bottom-up, bevat verschillende disciplines en functioneert goed. 

En merkt de patiënt dit verschil ook?

Engelien: “De patiënt heeft er denk ik weinig weet van, maar merkt wel dat het in onze huisartsenpraktijken gesmeerd loopt. Dat we vooruitstrevend zijn, proactief zijn, ons richten op nieuwe ontwikkelingen en kwalitatief goede zorg leveren. Onze insteek is dat de praktijk voor patiënten dezelfde kleine praktijk is die ze kennen en dat er voor de schermen niet te veel verandert.” 

Welke kwaliteiten heeft de ideale praktijkmanager in huis?

De ideale praktijkmanager is betrokken, in staat om procesmatig te denken en beschikt over een zogeheten helicopterview. Daarnaast is het belangrijk om zelfstandig, innovatief en proactief te zijn, want je moet denken in mogelijkheden. En dus ook creatief zijn. Het is goed om voor je mening uit te komen en initiatief te blijven nemen. Mochten initiatieven geen doorgang vinden dan moet je daar niet onzeker van worden. Gerda: “Fungeer niet in emotie, maar sta daar een klein stapje boven”. 

Wat is de gouden tip voor andere huisartsenpraktijken?

Als een huisarts het gevoel heeft dat zijn of haar praktijk beter georganiseerd kan zijn, dan is de inzet van een praktijkmanager zeker waardevol. Een praktijkmanager neemt de huidige organisatiestructuur onder de loep en neemt deskundig taken uit handen, waardoor je als huisarts weer volledig met de inhoud bezig kunt zijn. Ben je geïnteresseerd in een praktijkmanager, dan is het wijs om een gezamenlijke visie op te stellen en vandaaruit te faciliteren. "Wanneer het gezamenlijke doel namelijk niet bekend is, dan verzandt het", besluit Rina. 

Meer weten?

HZD faciliteert een netwerk voor praktijkmanagers in Drenthe. Dit betekent dat we jaarlijks ontmoetingsbijeenkomsten organiseren en we hebben een HAwebgroep opgericht, waarin Drentse praktijkmanagers hun kennis en ervaringen kunnen delen. Meer informatie over dit netwerk of ben je geïnteresseerd in de diensten van een praktijkmanager? Neem dan contact met ons op via 088 050 4000 of stuur een mail