Praktijkmanagers verbinden

Geplaatst op: 29 juni

Onlangs heb je kennisgemaakt met praktijkmanagers Gerda Ballast, Rina Dekker en Harm-Jaap Roetman. Tot slot stellen we Marijke Blommendaal aan je voor. Marijke vertelt over haar rol als (centrum)manager in Gezondheidscentrum Assen-Noord. Huisartsen Ingrid Hummelen en Siebolt van Dijk leggen uit welke meerwaarde de inzet van Marijke biedt.  

Hoe is jouw functie ontstaan?

Marijke: Gezondheidscentrum Assen-Noord is een van de oudste gezondheidscentra van Nederland en bestaat nu ruim 40 jaar. Het centrum is ooit gestart door twee bevlogen huisartsen en een maatschappelijk werker, vanuit de visie van het leveren van geïntegreerde eerstelijnszorg. Met het vertrek van de toenmalig directeur leek het de huisartsen fijn wanneer iemand de bedrijfsmatige werkzaamheden zou regelen.

Siebolt: Toen het gezondheidscentrum ontstond, nam één van de huisartsen de rol van interne coördinator op zich. In 2007/2008 hebben we gekozen voor een andere invulling door de komst van een manager. 

Kwam jij toen in beeld Marijke?

“Nee, ik ben hier in 2010 komen werken. Van begin af aan had ik een bedrijfsmatig takenpakket.
Ik ben dus niet medisch inhoudelijk onderlegd. Dit is in ons centrum al in ruime mate aanwezig". 

Ingrid: We hebben ook bewust gekozen voor iemand die goed is in organiseren. Iemand die daarvoor de kwaliteiten bezit, hoeft niet per se uit de zorg te komen. “Een kwestie van kennis en kunde bundelen”, aldus Marijke. 

Juist omdat ik niet uit de zorg kom, heb ik een aantal innovatieve ideeën uit andere branches kunnen meenemen.

Marijke Blommendaal
Marijke Blommendaal

Waar zet je je voor in?

Marijke: Toen ik hier net kwam werken heb ik verschillende medewerkers, zoals huisartsen, assistentes en fysiotherapeuten, gevraagd wat ze van mij verwachten. De rode draad was dat er allemaal ballonnen worden opgelaten maar algauw een stille dood sterven. Ik heb die ballonnen opgepakt en geprobeerd zichtbaar en meetbaar te maken. Toezien op naleven van actiepunten is een van mijn kwaliteiten.

Siebolt bevestigt dat: “Marijke zorgt voor structuur, helderheid en pakt door. Wij hebben altijd ideeën maar vaak komt de uitvoering er niet van. Marijke zet die ideeën helder op papier, maakt vervolgens een actieplan en bewaakt de uitvoering”. 

Marijke: Alle werkzaamheden die ik bij de huisartsen kan weghalen, vind ik mooi meegenomen.
Huisartsen blijven natuurlijk wel bij die werkzaamheden betrokken. Volgens Ingrid zijn de inmiddels gestructureerde functioneringsgesprekken een goed voorbeeld: “Wanneer het tijd is voor de beoordeling van de assistentes stuurt Marijke ons een digitale enquête. Ook krijgen we meer inzicht in bepaalde processen, zoals de wachttijd aan de telefoon. Marijke heeft een instrument gevonden om de wachttijd te monitoren”.

Welke kwaliteiten heeft de ideale praktijkmanager?

Siebolt: Overzicht hebben, structuur aanbrengen en controle houden. Ingrid vult aan: De ideale manager is open en toegankelijk. De deur van Marijke staat letterlijk en figuurlijk altijd open. 

Letterlijk?

Marijke: Mijn kamer was door de naastgelegen keuken ongeschikt voor een zorgverlener. Voor een manager is dit de beste plek. Iedereen haalt hier een kopje koffie en dan is een praatje gauw gemaakt. 

Ingrid: Dat informele is heel belangrijk voor zo’n functie. Ik kan zo’n locatie dan ook aanbevelen.
Daarnaast moet een praktijkmanager betrouwbaar zijn. Onze assistentes vinden het prettig dat ze bij Marijke terechtkunnen. Dat Marijke naar ze luistert maar ook direct aanpakt.

Nog andere kwaliteiten?

Marijke: Een ideale praktijkmanager kan goed schakelen. Dat is juist wat ik leuk vind. Het ene moment werk ik op strategisch niveau aan een beleidsplan en het andere moment ben ik in de diepste laag aan het uitvoeren. Een praktijkmanager draagt procesmatig bij aan goede zorg. Het in processen kunnen denken is een belangrijke kwaliteit. Dat je weet hoe dingen in elkaar zitten en je een stappenplan maakt. Ik heb een achtergrond in de ICT en daar heb ik geleerd hoe je processen en mensen met elkaar verbindt. 

Hoe verbind je dan?

Marijke: Onze parel is het stokpaardje. We hebben in 2014 een overleg georganiseerd over de kracht van complimenten geven. Hoe leuk is het om elkaar te vinden als er iets wél in orde is? Om het geven van complimenten in ons centrum te borgen, heb ik een ballenautomaat gekocht met in elk ‘ei’ een fysieke parel, een hartjessnoepje en een papiertje met een wijze spreuk - variërend van Loesje tot Nelson Mandela.

Siebolt: we geven de parel als een bekrachtiging van de schouderklop. Iedere keer wanneer je een parel krijgt, mag je weer een nieuw ‘ei’ uit de automaat halen. Op die manier circuleren de parels. Twee jaar later wordt het nog steeds gebruikt.

Ingrid vult aan: Wanneer er een bepaald probleem is, zoals lange wachttijden aan de telefoon, betrekt Marijke de huisartsen én de assistentes hierbij. Dat zorgt voor dezelfde mindset en verbinding. 

Siebolt van Dijk, Marijke Blommendaal, Ingrid Hummelen
Siebolt van Dijk, Marijke Blommendaal, Ingrid Hummelen

Wat is de meerwaarde van een praktijkmanager?

Ingrid: Het scheelt mij tijd in algemene, basale dingen. Tegelijkertijd hebben we een kwalitatief betere organisatie, omdat we goed worden ondersteund. De patiënt heeft daar uiteindelijk profijt van.

Marijke: Het is ook echt een ander vak. Niet elke huisarts is een goede manager. Je hebt andere competenties nodig, zoals procesmatig denken. Siebolt: De grootste meerwaarde vind ik dat de plannen nu worden geborgd. We zien meer resultaat. Ingrid: Een manager is de huisarts van de organisatie. Wij zouden niet meer zonder kunnen.

Ingrid: Sommige huisartsen hebben niet in de gaten wat de inzet van een praktijkmanager hen kan opleveren. Met alle veranderingen die op ons afkomen vanuit overheden en gemeentes kun je het niet meer allemaal zelf doen. En zou je je kunnen afvragen of je het überhaupt zelf wílt doen. 

Wat is de gouden tip voor andere huisartsenpraktijken?

Ingrid: Bedenk of je taken -en zo ja welke - uit handen wilt geven. Om een idee te krijgen kan het fijn zijn eerst een praktijkmanager te spreken. Wil je een stapje verder, dan zou je een praktijkmanager kunnen inhuren voor een scan van je organisatiegraad en het hebben van visiegesprekken.

Siebolt: Hiervoor bestaat geen blauwdruk. Kijk vooral ook wat elders wordt gedaan. Er zijn verschillende soorten praktijkmanagers. Welk type manager het beste bij jouw praktijk aansluit, hangt af van waar je naartoe wilt. Afhankelijk van waar je op in wilt zetten, maak je een competentieprofiel. 

Meer weten?

HZD biedt huisartsenpraktijken de mogelijkheid de eigen organisatie (verder) te ontwikkelen. Dit leidt tot een hogere kwaliteit van de organisatie en is terug te zien in de geboden patiëntenzorg. Aan de hand van een quickscan en een verdiepingsgesprek krijg je een advies voor projectmatig in te zetten verbeteringen. Deze projecten kunnen door ervaren praktijkmanagers worden begeleid. Naast het projectmatig ontwikkelen van de huisartsenpraktijk adviseren zij de praktijk ook over het op eigen kracht voortzetten van de bereikte resultaten. 

Neem voor meer informatie over de quickscan contact met ons op via 088 050 4000 of stuur een mail