Praktijkmanagers zorgen voor structuur

Geplaatst op: 19 mei 2016

Vorige maand heb je kennisgemaakt met Gerda Ballast en Rina Dekker, praktijkmanagers in Hoogeveen. Vandaag stellen we Harm-Jaap Roetman voor: hij is werkzaam als praktijkmanager in huisartsenpraktijk Noorderbreedte in Nieuw-Buinen. Harm-Jaap vertelt over zijn rol in de transitie naar een eerstelijnscentrum en Marinka van Dijk, huisarts, legt uit welke voordelen de inzet van een praktijkmanager biedt. 

Wat was de aanleiding om van een solopraktijk over te gaan naar een eerstelijnscentrum?

In januari 2011 heeft Marinka de solopraktijk overgenomen van haar voorganger met het doel om  een eerstelijns samenwerkingsverband op te zetten voor goede geïntegreerde zorg dicht bij huis. Hierbij waren huisartsen uit Tweede Exloërmond en Valthermond betrokken samen met GGZ Drenthe, Icare, wijkverpleging en fysiotherapiepraktijk Musselkanaal. Marinka: “We hadden de ambitie om echt vanuit de inhoud te gaan samenwerken”.

Wat bedoel je met vanuit de inhoud samenwerken?

Nieuw-Buinen is een krimpgebied met een hoge zorgvraag en veel chronisch zieke patiënten door een ongezonde leefstijl. Het Veenkoloniale gebied kent veel armoede en daarbij hebben patiënten vaak meer problemen die je als huisarts alleen niet kunt oplossen. Daarom moet je samenwerken. Dit heeft geresulteerd in Gezondheidscentrum de Monden, waarin we bijna allemaal onder één dak zitten. We zijn één geheel en werken nauw met elkaar samen, waardoor we goed op de hoogte blijven van wat er speelt. De zorg door de verschillende disciplines stemmen we echt op elkaar af. We krijgen de indruk dat patiënten dit ook zo ervaren en deze korte lijnen waarderen. Patiënten zien heel duidelijk verschil tussen hoe het vroeger was en nu; ze kunnen in ons pand van de ene deur naar de andere lopen en worden direct verder geholpen.

Harm-Jaap Roetman en Marinka van Dijk
Harm-Jaap Roetman en Marinka van Dijk

Harm-Jaap, jij was van begin af aan bij deze transitie betrokken. Hoe heeft je functie vorm gekregen?

Het was van te voren niet bekend hoe we de functie precies gingen invullen. We hebben de praktijk opgezet van niets naar iets: de zorg en het pand moesten eerst opgebouwd worden. Ik kom niet uit de zorgsector. Tijdens het opstarten van de praktijk heb ik me dan ook ontfermd over de facilitaire zaken, zoals ontwerp en inrichting van ons praktijkpand.
Mijn eerste taak was het opstarten van het declaratieproces en vanaf dat moment ben ik er vanzelf ingerold. De opbouw- en inleerperiode heeft ongeveer twee jaar geduurd. Het reguliere werk, zoals de boekhouding, is daarna echt routine geworden.   

Waar houd je je zoal mee bezig?

Ik heb werktuigbouwkunde gestudeerd en als projectleider gewerkt. Eigenlijk verschillen die werkzaamheden niet zoveel van wat ik doe als praktijkmanager. Ik ben verantwoordelijk voor de boekhouding, declaraties, inkoop, telefonie en ICT-ondersteuning. Daarnaast zit ik werkoverleggen voor, coördineer ik de praktijkaccreditatie en personeelsadministratie, en begeleid ik nieuwe projecten. 

Welke kwaliteiten heeft de ideale praktijkmanager?

Harm-Jaap: “Een praktijkmanager heeft vaak een lange actielijst zonder duidelijke prioriteiten. De ideale praktijkmanager is hoog opgeleid, zodat hij/zij structuur kan aanbrengen in de actielijst en daarvoor de verantwoordelijkheid draagt. Kwaliteiten zoals betrokkenheid, het hebben van hart voor de zaak en initiatief nemen, spelen een grote rol”. Marinka vult aan: “Een praktijkmanager moet adviseren, standvastig zijn, verbinden, motiveren en overtuigen. Het is belangrijk om wederzijds vertrouwen in elkaars capaciteiten te hebben”.

Marinka, wat is voor jou de meerwaarde van een praktijkmanager?

Door Harm-Jaap kan ik me met een gerust hart richten op de medisch inhoudelijke werkzaamheden. Onder medisch inhoudelijk versta ik het spreekuur maar ook bezig zijn met innovatie en ontwikkeling. 

Over tien jaar wil ik niet meer dezelfde dokter zijn die ik nu ben; ik wil met onze huisartsenpraktijk voorop lopen. 

Marinka van Dijk
Marinka van Dijk

Waar zie je jezelf dan over tien jaar?

Over tien jaar zie ik ons meer als regisseur dan behandelaar van zorg, waarbij we wel het aanspreekpunt voor de patiënt blijven. Doordat Harm-Jaap verantwoordelijk is voor alle niet medisch inhoudelijke werkzaamheden, hoef ik me daar niet meer mee bezig te houden en dus ook geen zorgen over te maken. Ik besteed de taak én de daarmee gepaarde verantwoordelijkheid uit, waardoor ik dat deel kan loslaten. Dat geeft rust. 

Wat is de gouden tip voor andere huisartsenpraktijken?

Marinka: “In Drenthe bestaan veel kleinere praktijken zonder praktijkmanager.  Een interim-praktijkmanager kan daar nuttig zijn om de organisatiegraad onder de loep te nemen en, waar nodig, te verbeteren. Heb je het gevoel dat je veel ballen tegelijk in de lucht moet houden, dan kan een praktijkmanager zeker helpen. Mijn tip: bepaal waar je je zelf naast het spreekuur mee bezig wilt houden en wat je liever wilt uitbesteden. Afhankelijk daarvan kies je voor een medisch inhoudelijk onderlegde praktijkmanager of een praktijkmanager met een andere achtergrond, zoals Harm-Jaap; beiden kunnen waardevol zijn”.

Meer weten?

Wil je weten wat een (interim-)praktijkmanager voor jouw huisartsenpraktijk kan betekenen? Neem dan contact met ons op via 088 050 4000 of stuur een mail